郵件合并的基本操作步驟

關(guān)注：74 發(fā)布時間：2021-11-26 13:00:02

你還在用郵件給面試官發(fā)面試通知嗎？

你還在一條一條的輸入數(shù)據(jù)做員工工資條嗎？

你還在用復(fù)制粘貼的方式制作員工身份證嗎？

對于這些重復(fù)性的任務(wù)，為什么不用簡單快捷的方法批量完成呢？

我們來分享一個批量生成文檔的功能，就是word的郵件合并功能。當(dāng)我們在制作主要內(nèi)容相同但具體數(shù)據(jù)不同的文檔時，可以靈活使用郵件合并功能，快速批量生成各種文檔，不僅可以以郵件的形式批量發(fā)送，還可以批量打印，非常快捷方便。

1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

郵件合并前，需要預(yù)先設(shè)置或指定收件人信息。如果沒有現(xiàn)成的收件人列表信息，用戶需要手動創(chuàng)建。例如，在“面試通知”文檔中輸入收件人列表，并將其保存為“面試官信息”的列表文件。具體操作步驟如下。

步驟01打開[新地址列表]對話框。打開“面試通知”。docx "文檔，選擇[郵件]選項卡，[選擇收件人]下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇[鍵入新列表]命令。

步驟02單擊[自定義列]按鈕。在打開的新建地址列表對話框中自定義列。

步驟03重命名字段。打開自定義地址列表對話框，選擇地址字段，重命名，輸入作業(yè)名稱，確定。

將字段上移。返回[自定義地址列表]對話框，選擇[名稱]字段，[上移]按鈕。

刪除字段。a .選擇要刪除的字段，例如在此選擇姓氏字段，【刪除】，在彈出的提示框中【是】。

刪除其他字段。同樣刪除其他字段，【確定】，如下圖。

確定新的地址列表。返回[新建通訊錄]對話框，輸入收件人信息(按[表格]快速新建條目)，[確定]。

保存地址簿。打開【保存通訊錄】對話框，選擇保存位置，在【文件名】文本框中輸入保存名稱，【保存】按鈕。

2.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源

在郵件合并中，用戶可以直接調(diào)用預(yù)先準(zhǔn)備好的聯(lián)系人列表，從而實(shí)現(xiàn)批量郵件合并的目的。

接下來，準(zhǔn)備收件人信息(包含在"。txt "文件)作為合并數(shù)據(jù)導(dǎo)入面試通知。具體操作步驟如下。

步驟01選擇一個現(xiàn)有的郵件合并列表。在“面試通知。docx "文檔，[開始郵件合并]組中的[選擇收件人]下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇[使用現(xiàn)有列表]命令。

步驟02選擇數(shù)據(jù)源。打開【選擇數(shù)據(jù)源】對話框，選擇保存聯(lián)系人列表文件的位置，選擇保存聯(lián)系人列表數(shù)據(jù)的文件，在此選擇【收件人信息】選項，【打開】按鈕。

技術(shù)看板

作為郵件合并的外部數(shù)據(jù)，有三種文件類型：txt文件、excel文件和access文件。用戶手動創(chuàng)建的收件人信息在保存時將自動保存為訪問文件。

步驟03確定文件信息。打開【文件轉(zhuǎn)換-收件人信息】對話框，直接【確定】，如下圖。

475d293f340b99.jpg "

3.插入合并字段

數(shù)據(jù)導(dǎo)入文檔只在適當(dāng)?shù)奈恢脺?zhǔn)備相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，用戶仍然需要手工將相應(yīng)的字段數(shù)據(jù)插入到相應(yīng)的位置，即插入合并的字段。具體操作步驟如下。

步驟01插入名稱字段。“面試通知里。docx "文檔，將文本插入點(diǎn)定位在需要插入名稱的位置，[寫入并插入字段]組中[插入合并字段]按鈕右側(cè)的下拉按鈕，然后，

從下拉列表中選擇名稱。

步驟02插入申請職位字段。將文本插入點(diǎn)放在需要插入職務(wù)申請的位置。在“寫入和插入字段”組中，單擊“插入合并字段”右側(cè)的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“職務(wù)申請”選項。

編輯單個文檔。插入合并域后，可以生成合并文檔。單擊“完成”組中的“完成并合并”，從彈出的下拉列表中選擇“編輯單個文檔”。

合并所有記錄。打開“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確定”。

步驟05檢查文檔合并效果。word將創(chuàng)建一個新文檔來顯示合并的記錄，這些記錄分別占據(jù)一頁。如下圖所示，第1頁的合并記錄顯示了其中一名候選人的面試通知。

猜你喜歡